Surat

Pengertian surat
surat dalam arti luas adalah informasi tertulis yg dapat digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat menyurat.
dalam arti sempit adalah alat untuk menyampaikan berita secara tertulis.
hal-hal yg disampaikan melalui surat dapat berupa permintaan,pernyataan,pertimbangan,lamaran,penolakan,dsb..
Bagian-bagian surat
a.kepala surat                 = bagian surat yang menunjukan ciri khas suatu badan usaha,perusahaan,atau        kantor. kepala surat(kop surat) terletak di bagian paling atas surat.
b. tanggal surat              = dimana penulisannya menggunakan huruf untuk bulan,sedangkan untuk               tanggal  dan tahun menggunakan angka arab dan tidak boleh disingkat.
c. nomor surat                = digunakan untuk surat-surat yang sifatnya resmi dan dinas.
d. Lampiran                     = sesuatu yang melengkapi sebuah surat yang berisi keterangan berhubungan         dengan surat dan diikutsertakan dalam pengiriman.
e. Perihal/hal surat         = bagian surat yang digunakan sebagai petunjuk mengenai masalah pokok surat.
f. Alamat                        = meliputi alamat luar pada sampul dan alamat dalam pada surat.
g. Salam pembuka           = bagian surat yang berisi kalimat untuk membuka suatu pembicaraan dalam         surat.
h. Isi surat                      = pembicaraan inti dalam surat
i. Salam penutup            = bagian surat yang menandakan bahwa surat telah berakhir.
j. Nama perusahaan/jabatan    = dimana nama perusahaan digunakan untuk surat niaga,sedangkan          nama jabatan digunakan untuk surat dinas.
k.Tanda tangan              = digunakan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap surat               tersebut.
l. Nama terang               = nama jelas orang yang betanggung jawab terhadap surat /nama orang yang          menandatangani surat.
m. Nama jabatan/NIP    = digunakan dalam surat niaga,sedangkan nip digunakan dalam surat dinas          pemerintah.
n. Tembusan                  = surat yang dibuat dengan tindasan karbon yang dapat dikirim kepada orang-         orang   yang ada hubungan dengan surat tersebut.
o. Inisial                         =singkatan nama pengonsep dan pengetik surat tersebut.
Macam-macam surat
-berdasarkan sifatnya
 a. surat pribadi  = adalah surat yang ditulis oleh seseorang isinya menyangkut kepentingan            pribadi.
 b. surat dinas    = surat yang dibuat oleh instansi pemerintah/swasta yang isinya berhubungan        dengan kedinasan.
 c. surat sosial    = surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga-lembaga                sosial.
 d. surat bisnis/niaga    = surat yg dibuat oleh suatu badan usaha/perusahaan yang berisi                masalah perdagangan/bisnis/jual beli.

-berdasarkan wujud surat
 a. surat bersampul = surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul           surat.
 b. surat memorandum = 

•  memo = catatan singkat yang dibuat oleh pejabat atasan yang ditujukan kepada bawahan  atau sebaliknya atau antar pejabat setingkat dan biasanya bersifat formal.
•  nota   = catatan singkat yang dibuat oleh pejabat atasan ditujukan kepada bawahan yg  isinya  bersifat formal.

 c. telegram  = surat yang berisi pesan yang relatif singkat yg dikirim menggunakan bantuan            pesawat telegram.

 d. kartu pos = surat terbuka yg terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm

 e. warkat pos = surat tertutup yg terbuat dari sehelai kertas.

-berdasarkan keamanan isinya

 a. surat biasa = surat yang tidak menimbulkan akibat tertentu apabila isinya diketahui oleh            orang lain.

 b. surat rahasia = surat yg isinya tidak boleh diketahui orang lain. cara pengirimannya                  menggunakan 2 sampul. sampul pertama diberi kode R. sampul kedua ditulis alamat yg               dituju.

 c. surat sangat rahasia = surat yg isinya tidak boleh diketahui orang lain. biasanya berkaitan       dengan keamanan suatu negara. cara pengirimannya menggunakan 3 sampul. sampul pertama     dan sampul kedua diberi kode SR, sampul ketiga ditulis alamat yg dituju.

 d. surat konfidensial = surat yg isinya hanya boleh diketahui oleh orang yg bersangkutan.

-berdasarkan banyaknya sasaran yg akan dicapai.

a. surat biasa  = surat yg dikirimkan kepada 1 orang,organisasi,atau alamat yg tertulis dalam         sampul.

b. surat edaran = surat yg ditujukan kepada banyak orang /masyarakat umum.

c. surat pengunguman = surat yg ditujukan kepada beberapa orang,instansi,atau pihak lain yg         namanya terlalu banyak untuk disebutkan 1 per 1.

-berdasarkan proses penyelesaiannya.

a. surat sangat segera = surat yg pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat           secepat mungkin.

b. surat segera  = surat yg tidak harus dikerjakan /ditanggapi dengan cepat seperti pada surat         sangat segera.

c. surat biasa    = surat yg isinya tidak memerlukan jawaban/penyelesaian yg secepatnya,tetapi       perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya.

Pengertian Korespondensi dan Surat

Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu). Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.

Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode 2 notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

Ciri-ciri Surat:

1. Surat adalah pesan tertulis.
2. Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi.
3. Surat memiliki bagian-bagian yang standar.
4. Surat memiliki bentuk yang standar.
5. Surat memiliki satu pesan inti.
6. Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal.

Fungsi Surat:

1. Surat sebagai penyampai pesan.
2. Surat sebagai wakil.
3. Surat sebagai bukti tertulis.
4. Surat sebagai pedoman/dasar bertindak.
5. Alat untuk mengingat.
6. Dokumen historis dari suatu kegiatan.
7. Keterangan keamanan.

Kearsipan

(Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) – Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

• Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
• Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
• Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
• Dapat dijadikan bahan dokumentasi
• Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai alat penyimpanan warkat
• Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
• Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
• Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

• Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
• Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Sistem penyimpanan arsip

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Personel Kantor

Orang-orang yang menjalankan pekerjaan kantor disebut personel kantor. Sama sepeni orang-orang lain dengan fungsi lain di organisasi yang sama, personel kantor merupakan aparat organisasi, yakni alat (dalam bahasa Latin aparatus berani ‘alat’) atau sumber daya untuk mencapai tujuan orgionsasi. Kekhususan personel kantor adalah bahwa ia mengelola informasi-informasi yang diperlukan bagi berjalannya keseluruhan organisasi.

Tugas dan Tanggung Jawab Personel Kantor
          Jenis dan besarnya suatu organisasi sangat menentukan tugas dan tanggung jawab personel kantor yang bersangkutan. Dalam sebuah organisasi kecil bisa jadi seluruh pekerjaan kantor diserahkan kepada satu sekretaris saja, sehingga ia mengerjakan berbagai macam tugas mengetik surat, mengarsip surat, mencatat pemasukan dan pengeluaran, membuat laporan, membayar gaji karyawan, menerima tamu, dan sebagainya. Sebaliknya. dalam sebuah organisasi yang besar mungkin pekerjaan kantor dibagi-bagi ke dalam unit-unit tersendiri dengan tim personel masing-masing yang memiliki tugas dan tanggungjawab berbeda-beda pula. Namun, berdasarkan cakupan pekerjaan kantor yang umum. dapatlah disebutkan beberapa tugas dan tanggung jawab personel kantor sebagai berikut :

a. Kepala kantor bertanggung jawab atas beresnya penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor. Tugasnya antara lain mengatur mekanisme kerja dan pembagian tugas di antar seluruh personel kantor mengawasi kebenaran, ketepatan, dan kerapian kerja para personel; mengurus pemenuhan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan; dan sebagainya.
          b. Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua surat masuk dan keluar.
          c. Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar.
          d. Penerima tamu bertanggung jawab alas pelayanan terhadap tamu dan menerima telepon.
          e. Petugas keuangan/kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas dan pembukuannya secara cermat.

Syarat-Syarat Personal Kantor
Setiap personel kantor perlu memenuhi syarat-syarat sesuai dengan bidang tugas dan pekerjaannya. Secara umum, syarat-syarat personel kantor adalah sebagai berikut.

a. Syarat Pengetahuan
Personel kantor harus dapat melakukan penggolongan/klasifikasi berdasarkan kriteria tertentu. la perlu menguasai matematika sederhana, tata bahasa Indonesia, dan sebaiknya pula bahasa lnggris secukupnya. Syarat pengetahuan ini antara lain dapat dijamin, meskipun tidak selalu, oleh bekal pendidikan yang telah dicapai oleh personel yang bersangkutan, misalnya SLTP, SMU, SMK, diploma. atau sarjana.

b. Syarat Keterampilan
Sekurang-kurangnya personel kantor harus dapat membaca dan menulis dengan cukup baik. Keterampilan dasar lain yang umumnya dituntut juga adalah mengetik. Dengan berkembangnya teknologi. kemampuan menggunakan aplikasi komputer juga semakin banyak dituntut, khususnya aplikasi pengolah kata dan pengolah data. Selain itu, personel kantor perlu memiliki kemampuan melaksanakan pekerjaan secara cermat, teliti, dan berhasil, sesuai dengan standar atau prosedur yang telah ditentukan dalam bidangnya.

c. Syarat Kepribadian
Kepribadian setiap orang tentu saja unik dan berbeda-beda. Akan tetapi, ada unsur-unsur sikap yang umum. yang idealnya dimiliki oleh personel kantor, yakni (1) loyalitas, yaitu kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya; (2) dapat menyimpan rahasia, terutama karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi-informasi penting dan rahasia perusahaan; (3) ketekunan dan kerajinan; (4) kerapian.

Perangkat Kerja Personel Kantor
Agar personel kantor dapat menjalankan tugasnya dengan sebaik mungkin dan sesuai dengan tujuan yang hasil diharapkan, mereka perlu diberi perlengkapan kerja yang memadai, antara lain meja, lemari arsip, kursi, alat tulis, mesin tik, komputer, kop surat, formulir-formulir, korektor (tipp-ex), penjepit kertas, stapler, buku agenda, penggaris, dan sebagainya.

Sebaiknya juga disediakan berbagai pedoman untuk dijadikan rujukan pada saat personel kantor menjalankan tugasnya. Beberapa pedoman tugas personel kantor yang biasanya diperlukan adalah:

a. bagan organisasi;
b. tugas-tugas pekerjaan;
c. tugas-tugas kerumahtanggaan
d. tata cara menelepon;
e. tata cara pelayanan tamu;
f. contoh-contoh bentuk surat dan memo;
g. daftar penyimpanan semua berkas beserta letaknya;
h. daftar alamat dan nomor telepon karyawan dan relasi;
i. peraturan keamanan dari perusahaan;
j. prosedur mengurus perjalanan dan penginapan di hotel:
k. jadwal rapat/pertemuan dan prosedur pengurusannya;
l. prosedur pengunlisan pengeluaran uang;
m. prosedur pemesanan perlengkapan barang;
n. pedoman tata bahasa dan penggunaan tanda baca.

Dengan perlengkapan yang memadai dan dengan berbagai pedoman yang praktis itu, personel kantor mengetahui persis apa yang harus dilakukannya dan bagaimana menjalankannya dengan cara sebaik mungkin