Pelayanan umum dan administrasi perkantoran

Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang bersangkutan. Administrasi perkantoran merupakan sub sistem dalam organisasi kantor yang berfungsi sebagai pendukung utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dalam bentuk pelayanan ke dalam dan ke luar organisasi.

Administrasi perkantoran berbeda dengan tata-usaha perkantoran. Faktor pembedanya adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat pelaksanaan kegiatan. Tata usaha perkantoran adalah suatu kegiatan yang merupakan bagian dari administrasi perkantoran, yang bergerak di setiap bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan tata-usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui keterampilannya. Namun keduanya mempunyai peran sama dalam hal pelayanan yaitu 1) pelayanan terhadap pelaksanaan kegiatan operatif atau tugas pokok organisasi pada umumnya, dan pelayanan manajemen pada khususnya, 2) pengumpulan, penyediaan dan penyajian keterangan-keterangan (data dan informasi) bagi manajemen guna mengambil putusan, 3) membantu kelancaran tugas dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.

Fungsi perkantoran secara umum adalah sebagai pusat pemikiran, pusat administrasi (pelayanan) dan pusat data dan informasi. Dengan fungsi demikian itu maka perkantoran berperan besar dalam membantu proses pencapaian tujuan organisasi.

Untuk melaksanakan fungsi perkantoran secara baik dan berdaya guna ada empat macam kegiatan yang dilakukan dalam perkantoran. Empat kegiatan tersebut adalah kegiatan pencatatan, kegiatan pengelompokan, kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi. Kegiatan pencatatan dan kegiatan pengelompokan bersifat kegiatan keterampilan yang dilakukan oleh pegawai-pegawai golongan I dan II (pegawai negeri sipil), sedangkan kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi bersifat manajerial yang dilakukan oleh setiap manajer pada semua tingkat. Meskipun demikian kegiatan-kegiatan tersebut dimaksudkan untuk melayani manajemen ke dalam dan ke luar kepada orang/badan/instansi yang berkepentingan.

Produk perkantoran yang akan menjadi barang berharga bagi penerima layanan adalah surat-surat dalam segala bentuk dan jenis, formulir untuk berbagai macam keperluan sebagai sarana kelancaran dalam tata-persatuan dan produk sampingan berupa arsip.

Arsip beserta data harus ditangani secara sungguh-sungguh karena sifatnya yang senantiasa bertambah jumlahnya dan karena manfaatnya terhadap manajemen dalam rangka pengambilan keputusan yang tepat. Klasifikasi arsip sehubungan dengan sistem penyimpangan ada empat macam yaitu: tidak penting, bermanfaat, penting dan sangat penting. Agar terdapat efektivitas dan efisiensi yang konsisten, perlu diadakan program penyusutan arsip secara terpadu.