Identifikasi Pekerjaan Kantor

Di masyarakat luas pekerjaan kantor biasanya juga disebut sebagai tatausaha. Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:
1. Menghimpun : Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan.
2. Mencatat : Merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3. Mengolah : Merupakan macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan : Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim : Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lainnya
6. Menyimpan : Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.
2. Membuat rekening
3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik
4. Menyimpan warkat
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.
6. Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat pos
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat
8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapus pekerjaan yang tidak perlu.
10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.
(Gie, The Liang, 2007: Hal 14-16)
( Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat – Dengan Tamabahan. Yogyakarta: Liberty)

Macam – macam pekerjaan kantor menurut Prajudi Atmosudirodjo digolongkan menjadi 4 macam yaitu :
1. Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi
Terdiri dari : rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konfrensi, korespondensi.
2. Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi
Terdiri dari : agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro, perekaman tape.
3. Segala macam pekerjaan komputasi
Terdiri atas : analisis data, data processing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik, statistik, penyusunan laporan.
4. Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi
Terdiri dari : pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi, pemberian keterangan.
Pengertian Analisis Pekerjaan Kantor
Analisis Pekerjaan kantor (Job Analisis) merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis pekerjaan atau sering disebut analisi jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu.
Analisis pekerjaan kantor secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan yang ada di kantor. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.
Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan lain.
Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan (Job Description) dan spesifikasi jabatan (Job Specification).
Deskripsi jabatan (Job Description) menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan spesifikasi jabatan (Job Specification) adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat tersebut antara lain : 1) Syarat pendidikan, 2) Syarat kesehatan, 3) Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti status pernikahan, jumlah anggota keluarga, kepribadian tertentu dan sebagainya.
Menurut French (1986), analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan.
Sejumlah kategori informasi selalu terdapat pada analisis jabatan, termasuk di dalamnya aktivitas apa saja yang ada, mengapa, bagaimana serta kapan aktivitas tersebut dilakukan; juga berisi informasi tentang alat/mesin apa yang digunakan, apa yang dipertimbangkan dalam interaksi satu sama lain, kondisi kerja secara fisik dan sosial, pelatihan, ketrampilan dan kemampuan yang diisyaratkan dalam pekerjaan. Analisis jabatan yang baik juga dapat digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing, penilaian, imbalan dan sebagainya.
Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Dari analisis jabatan dapat dibuat rancangan pekerjaan dan ditetapkan uraian pekerjaan. Dengan demikian analisis jabatan dapat memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia dan alat-alat yang digunakan.
Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses penguraian dan pencatatan pekerjaan-pekerjaan. Sedangkan khusus uraian dan catatan tersebut adalah sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau aktivitas dan kondisi yang meliputinya. Dasar dari analisis jabatan adalah spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara mendetail tentang ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan oleh kinerja pekerjaan tersebut. Namun demikian, tidak semuanya berjalan baik. Uraian kerja yang termasuk didalamnya menginformasikan tentang standar kinerja, karakteristik tugas yang dirancang, dan karakteristik individu pekerja. Selain itu spesifikasi pekerjaan meliputi karaktersitik individu, interest dan preferensi yang kompatibel dengan pekerjaan atau memuaskan kinerja pekerjaan. Modifikasi antara uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menjaga agar sasaran manajemen SDM seperti peningkatan produkstivitas dan kualitas hidup pekerja senantiasa terjaga.

Sistem Pengelolaan Arsip

            Dalam sistem pengorganisasian arsip, terdapat sistem atau yang dikenal dengan tiga azas yakni azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau Pusat Arsip. Sentralisasi adalah sistem pengorganisasian arsip yang di pusatkan pada suatu unit kerja khusus yang disebut sentral arsip.

            Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip. Keuntungan sentralisasi arsip di antaranya :

·         ruang dan peralatan arsip dapat dihemat,

·         petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan,

·         kantor hanya menyimpan satu arsip saja sedang duplikasinya dapat dimusnahkan,

·         sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

            Adapun kerugian azas sentralisasi adalah :

·         azas ini hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil,

·         tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam, dan

·          unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

             Azas desentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Dalam hal ini semua unit kerja dapat menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan unit yang bersangkutan. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara desentralisasi sangat sesuai diterapkan. Keuntungan azas desentralisasi adalah :

·         pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing,

·         keperluan akan arsip mudah dipenuhi karena berada pada unit kerja sendiri,

·          penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal dengan baik.

            Adapun kerugiannya adalah :

·         penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi sehingga dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan,

·         kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja sehingga penghematan sarana sukar dijalankan,

·         penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas umumnya bertugas rangkap dan umumnya belum mempunyai pendidikan kearsipan

·         kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan di setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.

Arsip Dinamis dan Arsip Statis

A. ARSIP DINAMIS

            Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sebagai contoh, walaupun arsip dinamis keuangan merupakan arsip dinamis yang penting, arsip keuangan yang disimpan harus meluas agar dapat memberikan gambaran historis yang lengkap menyangkut badan korporasi. Arsip yang dilestarikan meliputi informasi tentang hubungan karyawan, gerakan karyawan, data biografis tokoh dalam badan korporasi. Penaksiran arsip dinamis yang akan dipilih sebagai arsip statis ditentukan pula oleh nilai informasi yang terkandung dalam arsip dinamis.

            Nilai arsip dinamis ini terbagi dua, yaitu nilai rujukan (referens) dan nilai penelitian. Pemisahan antara nilai rujukan dengan nilai penelitian bagi arsip dinamis yang akan disimpan permanen memang agak sulit. Pada umumnya, perbedaan antara kedua nilai terletak pada pemakai dan maksud penyimpanannya, bukannya pada arsip dinamis beserta isinya

B.  ARSIP STATIS

            Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak semua arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang mencerminkan perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip. Walt Disney Production menyimpan tiga jenis arsip yang.dibagi menjadi arsip bisnis, kreatif, dan produk. Perusahaan Eli Lilly and Company yang bergerak dalam bidang obat menyimpan arsip statis kertas serta contoh produk perusahaan, suvenir ulang tahun perusahaan, iklan promosi, dan bahan pengemasan produk. Foto merupakan bagian penting dari koleksi arsip statis Sejarah lisan merupakan bagian penting dari arsip statis sebuah perusahaan karena dibuat berdasarkan pengalaman eksekutif puncak sebuah perusahaan. Sejarah lisan dilestarikan dalam bentuk tape, transkrip, dan videotape .Katalog perusahaan juga merupakan sumber informasi.

            Arsip statis tersebut menunjang validasi atau mendorong keputusan mereka. Nilai penelitian arsip statis dikaitkan dengan pemakai luar atau personil badan korporasi yang meneliti kebijakan, filsafat, kinerja, produk, atau karyawan badan korporasi. Arsip statis yang dilestarikan disesuaikan dengan prinsip provenans (provenance) dan original order. Arsip dinamis yang kini berubah menjadi arsip statis karena disimpan permanen disiapkan untuk disimpan dan dilestarikan untuk melestarikan nilainya. Untuk keperluan tersebut diperlukan pengamanan. Arsiparis mengikuti dua prinsip penyusunan arsip statis yang disimpan. Kedua prinsip tersebut adalah prinsip provenans dan prinsip original order. Prinsip provenans adalah arsip unit tertentu dalam sebuah badan korporasi tetap dipertahankan sebagai kelompok terpisah, bukannya dijadikan satu dengan arsip sejenis dari unit lain. Prinsip original order melestarikan arsip dinamis dalam tata susunan yang sama dengan tata susunan yang digunakan pada kantor asal. Jadi, arsip yang diterima tetap dipertahankan dalam tata urutan subjek sesuai dengan saat penerimaan. Prinsip provenans dan tata urutan semula (original order) menjamin kesatuan berkas orisinal (yang kini berubah menjadi arsip statis) dalam susunan yang sama ketika arsip dinamis diciptakan dan digunakan dengan cara mempertahankan arsip dinamis.

            Arsip statis yang diterima harus dikelola untuk disimpan. Kopi duplikat arsip dimusnahkan. Arsip statis yang berada dalam kondisi buruk dicatat untuk diperbaiki. Menyimpan arsip statis dalam filing cabinet tidak disarankan. Folder dalam filing cabinet sering macet dan penelusuran folder mempercepat kerusakan, lebih-lebih lagi dokumen mudah melengkung. Di samping itu filing cabinet harganya mahal, tidak luwes, makan tempat, dan tidak kondusif. Lemari baja terbuka lebih cocok untuk menyimpan dokumen. Beberapa dokumen tertentu memerlukan perlengkapan simpan khusus, misalnya lemari kaca tertutup untuk melindunginya dari debu atau tangan manusia. Tape, disc, foto, dan peta juga memerlukan tempat khusus. Untuk pengamanan arsip statis perlu dikembangkan dan diimplementasikan sistem pengamanannya. Pengamanan ini mulai dari saat arsip statis diterima, diolah, digunakan oleh peneliti, dan disimpan di rak. Sistem pengamanan mampu menangkal orang yang tidak berwewenang masuk dengan memanfaatkan alarm, jari-jari, panel pemantau, atau detektor gerakan yang disambungkan dengan alarm jarak jauh. Ketika menyusun sistem pengamanan juga mencakup penyimpanan di tempat lain. Hanya arsiparis yang berwewenang saja yang memiliki akses ke kawasan rak tempat arsip disimpan.       Arsip statis tidak saja penting untuk mempelajari masa lalu tetapi juga dampak pengetahuan masa lalu terhadap pengetahuan masa kini dan mendatang. Pelestarian dan penyempurnaan pemerintahan, institusi lain dan organisasi, perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian dan pemanfaatan yang efisien akan arsip statis. Fungsi arsip statis adalah:

1.   Sebagai memori perusahaan atau perorangan

            Arsip statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan. Badan korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya karena ingatan manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk merekam kegiatan badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga instansi atau perusahaan dapat menggugah kembali "ingatannya". Misalnya dapat mengetahui kapan Sk restruktur organisasi perpustakaan dikeluarkan, distribusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan sesuatu, serta dapat menyajikan dokumentasi tentang fakta yang diperlukan. Melalui arsip statis, orang dapat menggali kembali peristiwa masa lampau.

2.   Untuk pembuktian

        Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk mendudukkan posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang mengadili perkara pidana maupun perdata,semua pihak memerlukan arsip dinamis untuk pembuktian dan penunjang tuntutan maupun pembelaan. Sebagai contoh dalam perkara gugatan tanah, masing-masing pihak yang bersengketa berlomba-lomba mencari arsip, bila mungkin arsip yang tertua, sehingga dapat membantu litigasi. Bukti otentik ini dicari dari arsip terutama arsip statis.

3.   Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan berdasarkan ketentuan hukum, perusahaan harus menyimpan arsipnya selama waktu tertentu. Untuk Indonesia, menurut ketentuan KUH Dagang pasal 6, arsip dinamis keuangan harus disimpan selama 30 tahun. Untuk lembaga instansi pemerintah, arsip dinamis personalia harus disimpan sampai personalia tersebut pensiun, sampai yang bersangkutan meninggal dunia. Pemusnahan arsip dinamis personalia, terutama untuk pegawai negeri, harus dilakukan oleh instansi yang bersangkutan dengan persetujuan Badan Administrasi Kepegawaian Negara dan Arsip Nasional RI. Pemusnahan arsip dinamis keuangan harus disetujui oleh lembaga instansi yang bersangkutan ditambah dengan persetujuan Badan Pemeriksa Keuangan dan Arsip Nasional. Untuk perusahaan swasta, garis haluan (policy) penyimpanan arsip dinamis selain diatur oleh Undang-Undang 8/1997 tentang dokumen perusahaan, juga diatur pula oleh garis haluan perusahaan yang bersangkutan. Berdasarkan UU no. 8/1997, masa simpan dokumen keuangan cukup 10 tahun, sedangkan untuk badan pemerintah tetap 30 tahun.

4.   Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah

        Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan, maupun kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti memerlukan sumber informasi terekam dan kadang-kadang tidak terekam, misalnya sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan. Sumber informasi yang paling utama bagi sejarahwan adalah arsip asli. Tanpa arsip asli, peneliti mengandalkan pada desas-desus, tradisi, ingatan, dan dokumentasi ringkasan. Arsip statis menyediakan informasi yang tepat, yang dapat diakses oleh pemakai dan dilestarikan sehingga informasi yang terekam tersedia bagi pemakai.

5.   Untuk keselamatan manusia

        Arsip dapat digunakan untuk keselamatan fisik maupun rohani manusia pada kasus tertentu.

6.   Untuk kepentingan masyarakat

        Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip kedokteran dapat melacak simptom (gejala) dan pola penyakit dalam upaya mencari penyembuhan dan pencegahan. Peneliti cuaca menggunakan arsip dinamis cuaca guna membuat ramalan cuaca.

7.   Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan

        Arsip statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai dari awal sampai akhir pendidikan. dengan melihat arsip, anak dapat kembali ke masa lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi. Di beberapa lembaga pendidikan yang menyimpan arsip statis, orang tua dapat menunjukkan prestasi orangtua dan nenek mereka sehingga si anak terpacu untuk mengikutinya. Jadi, arsip statis berfungsi sebagai inspirator. Buku, program televisi, film menggunakan arsip untuk memperoleh cerita yang otentik.

8.   Memelihara aktivitas hubungan masyarakat

        Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi hubungan masyarakat. Bukti arsip statis keberhasilan, kontinuitas operasional, dan usia perusahaan membantu mengembangkan tugas kehubungan-masyarakatan. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan Arsip statis digunakan untuk mendukung kawan politik ataupun menjatuhkan lawan politik.

9.   Untuk menelusur silsilah

        Dengan menelusur silsilah, seseorang dapat mengklaim dirinya keturunan bangsawan ataupun mengklaim gelar. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan Perusahaan maupun lembaga pemerintah seringkali menyelenggarakan upacara peringatan suatu peristiwa. Secara singkat, arsip statis menyediakan dasar untuk memahami umat manusia, memberikan pengarahan tujuan, dan menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia. Karena arsip statis penting bagi masyarakat, arsiparis memiliki peranan penting dalam masyarakat. Dengan melestarikan dan menyediakan arsip, arsiparis memberikan jasa penting bagi keseluruhan arsip dinamis.

Pengguaan Mesin-Mesin Komunikasi

A.    PENGGUNAAN INTERKOM/AIPHONE

1.      Pengertian intercom/aiphone

Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam.

2.      Fungsi intercom

Di lingkungan kantor intercom berfungsi sebagai:

a.       Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya

b.      Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor

c.       Menghindari mondar-mandirnya para pegawai

d.      Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor sendiri, sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai

Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai:

a.       Sebagai media informasi

b.      Sebagai media pengetahuan

c.       Sebagai media hiburan

3.      Cara mengoperasikannya

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

a.       Intercom yang digunakan di kantor-kantor

1)      Angkat gagang telepon

2)      Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud

3)      Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut-tuut

4)      Lakukan pembicaraan

b.      Intercom yang digunakan pada masyarakat umum (luas)

1)      Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat

2)      Pilih atau cari saluran yang kita tuju

3)      Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kira tuju

B.     PENGGUNAAN TELEPON

1.      Pengertian telepon

Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

2.      Macam-macam pesawat telepon

A.    Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah

B.     PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator

C.     PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator

3.      Cara penggunaan telepon

a.       Penggunaan telepon untuk percakapan local

b.      Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international

C.     PENGGUNAAN HANDPHONE

1.      Pengertian handphone

Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa komunikasi lisan maupun tulisan.

2.      Macam-macam merk handphone

a.       Sony ericsson

b.      Nokia

c.       Motorola

d.      Samsung

e.       LG

3.      Cara menggunakan handphone

a.       Cara mengirim berita

1)      Tekan tombol yang dituju

2)      Mulailah pembicaraan

3)      Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No

b.      Cara menerima berita

1)      Tekan tombol yes

2)      Dengarkan pembicaraan

3)      Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai

4.      Cara pengisian pulsa

Secara umum pengisian pulsa dapat dilakukan:

a.       Dengan menggunakan kartu ada kartu prabayar dan pasca bayar

b.      Dengan electronic

D.    PENGGUNAAN SWITCHBOARD

1.      Pengertian switchboard

Adalah suatu alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat yang satu ke tempat yang lain.

2.      Macam-macam switchboard

a.       Switchboard dengan system telepon kunci

b.      Switchboard dengan system perburuan

3.      Keuntungan dan kelemahan switchboard

a.       Keuntungannya

1)      Memperluas saluran komunikasi di lingkungan sendiri

2)      Menghemat waktu, tenaga dan biaya

3)      Dapat berhubungan dengan pihak luar

b.      Kelemahannya

1)      Setiap akan melalukan pembicaraan harus selalu melalui operator

2)      Jika menggunakan key system harus mengetahui seluruh nomor telepon yang ada pada perusahaan tersebut

E.     PENGGUNAAN PENJAWAB TELEPON

1.      Pengertian penjawab telepon

Adalah suatu alat yang dapat merekam atau menjawab setiap pesan yang masuk. Fungsinya adalah untuk mengatakan kesibukan seorang pimpinan sehingga pekerjaan tetap dapat dilakukan secara efektif dan efisien

2.      Keuntungan dan kelemahan mesin penjawab telepon

a.       Keuntungannya

1)      Dapat merekam atau menjawab setiap pembicaraan dari luar

2)      Dapat merekam dari dua arah

3)      Orang lain dapat mendengarkan hasil pembicaraan

4)      Dapat memanggil di mana saja kita berada

b.      Kelemahannya

Yaitu terletak pada kemampuannya dalam merekam hanya 5 menit sekali.

F.      PENGGUNAAN TELEX

1.      Pengertian telex

Adalah suatu alat pengirim berita jarak jaug atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk menyampaikan berita-berita dari satu ke tempat yang lain, baik dalam maupun luar negeri.

2.      Bagian-bagian dan fungsi telex

a.       Rol kertas yang berfungsi untuk mengetik naskah yang akan dikirim.

b.      Papan tuts yaitu tempat tuts-tuts mesin itu disusun.

c.       Rol pita kertas berfungsi untuk merekam hasil ketikan dari berita yang telah ditentukan

3.      Cara menggunakan telex

a.       Kegiatan merekam

1)      Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang berkode “0” secara bersamaan

2)      Ketik naskah yang akan dikirim

3)      Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara:

-          Tekan tombol yang berkode”↓” sampai batas pada pita kertas rekaman yang tidak berlubang.

-          Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol ON kemudian pita rekaman disobek

b.      Kegiatan mengirim

1)      Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ke tempat alat pengirim

2)      dDikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri tekan tombol yang berkode “0”

3)      Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim

4)      Setelah menyahut, kemudian tekan tombol new line key dua kali

5)      Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai

G.    PENGGUNAAN FAKSIMILE

1.      Pengertian facsimile

Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.

2.      Fungsi facsimile

a.       Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan

b.      Untuk menerima informasi dari berbagai tempat

c.       Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat difungsikan untuk:

1)      Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar

2)      Mencetak sampai beberapa lembar kopi

3)      Menyimpan berbagai alamat

3.      Keuntungan facsimile

a.       Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas

b.      Waktu yang lebih cepat

c.       Data yang akurat

d.      Hemat tenaga dan biaya

e.       Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya

4.      Cara pengoperasian facsimile

a.       Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah

b.      Siapkan nomor jaksimile yang akan dituju

c.       Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan

d.      Tekan tombol YES

e.       Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board

f.       Lalukan pengkopian

H.    PENGGUNAAN MESIN DIKTE 

1.      Pengertian mesin dikte

Dalam kamus administrasi perkantoran diartikan bahwa mesin dikte merupakan mesin kantor yang dipergunakan untuk mencatat surat kata demi kata dari dikte yang dilakukan secara lambat-lambat, sehingga dapat dicatat menjadi tulisan oleh seorang pegawai.

2.      Fungsi mesin dikte

a.       Untuk mencatat atau merekam hal-hal yang berkenaan dengan penugasan yang diberikan pimpinan kepada bawahan

b.      Untuk mendiktekan surat-surat dengan cepat yang dilakukan oleh seorang pegawai

3.      Cara menggunakannya

a.       Untuk printer

1)      Tekan tombol power

2)      Tekan tombol printer

b.      Untuk facsimile

1)      Tekan tombol power

2)      Tekan nomor facsimile yang dituju

3)      Tunggu jawaban

c.       Untuk scanner

1)      Tekan tombol power

2)      Tekan perintah scanner