Sistem Pengelolaan Arsip

            Dalam sistem pengorganisasian arsip, terdapat sistem atau yang dikenal dengan tiga azas yakni azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau Pusat Arsip. Sentralisasi adalah sistem pengorganisasian arsip yang di pusatkan pada suatu unit kerja khusus yang disebut sentral arsip.

            Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip. Keuntungan sentralisasi arsip di antaranya :

·         ruang dan peralatan arsip dapat dihemat,

·         petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan,

·         kantor hanya menyimpan satu arsip saja sedang duplikasinya dapat dimusnahkan,

·         sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

            Adapun kerugian azas sentralisasi adalah :

·         azas ini hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil,

·         tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam, dan

·          unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

             Azas desentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Dalam hal ini semua unit kerja dapat menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan unit yang bersangkutan. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara desentralisasi sangat sesuai diterapkan. Keuntungan azas desentralisasi adalah :

·         pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing,

·         keperluan akan arsip mudah dipenuhi karena berada pada unit kerja sendiri,

·          penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal dengan baik.

            Adapun kerugiannya adalah :

·         penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi sehingga dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan,

·         kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja sehingga penghematan sarana sukar dijalankan,

·         penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas umumnya bertugas rangkap dan umumnya belum mempunyai pendidikan kearsipan

·         kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan di setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.